W taki sposób, papierowy obieg dokumentów powoduje, że dokumenty gubią się, bo po prostu są archiwizowane w szufladzie lub (hiperłącze do serwisu) są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Na szczęście jest innowacyjna metoda – elektroniczny obieg faktur (zobacz oprogramowanie do fakturowania) – wszystko na temat faktur. Na szczęście jest sposób, żeby rozwiązać ten problem. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się właśnie na wprowadzanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, na czym to polega? Dokumenty, które przychodzą do firmy są układane i muszą zostać zeskanowane.
Właściwe oprogramowanie odpowiada za odczytywanie danych z zeskanowanej faktury. Używana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan dokumentu oraz dane, pozwalając także na manualną poprawę informacji. Skuteczność działającego z automatu odczytania danych dokumentu faktury w pierwszej próbie jest w stanie przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury razem z danymi może zostać przekazany od razu do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.
