PSX-NET

Obieg faktur w przedsiębiorstwie można ulepszyć. Potrzeba nowatorskich rozwiązań, jakie są już oferowane

Właściwą sytuacją w polskich przedsiębiorstwach, jak i zagranicy jest zwykły obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg wystarczy, czy nie sprawia problemów? Zazwyczaj tego typu dokumenty odsyłane są do sekretariatu lub działów biznesowych przedsiębiorstwa.

Tam dokonuje się opisu przez pracowników, które dokonały zakupu, w dalszej części z kolei są przekazywane do księgowej. Tam właśnierozpoczyna się ich księgowanie i dokonanie wpłaty. Niestety, nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowania, to jednocześnie musi zostać opisana i zatwierdzona w dziale merytorycznym.

faktury papierowe

Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com

W taki sposób, papierowy obieg dokumentów powoduje, że dokumenty gubią się, bo po prostu są archiwizowane w szufladzie lub (hiperłącze do serwisu) są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Na szczęście jest innowacyjna metoda – elektroniczny obieg faktur – wszystko na temat faktur. Na szczęście jest sposób, żeby rozwiązać ten problem. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się właśnie na wprowadzanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, na czym to polega? Dokumenty, które przychodzą do firmy są układane i muszą zostać zeskanowane.

Właściwe oprogramowanie odpowiada za odczytywanie danych z zeskanowanej faktury. Używana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan dokumentu oraz dane, pozwalając także na manualną poprawę informacji. Skuteczność działającego z automatu odczytania danych dokumentu faktury w pierwszej próbie jest w stanie przekraczać nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury razem z danymi może zostać przekazany od razu do systemu finansowo-księgowego, przykładowo jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.

e-faktura

Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
Pierwsze oszczędności są możliwe w firmach otrzymujących pięć tysięcy lub więcej faktur. Taka wymiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje pożytek dla każdego działu który uczestniczy w tym procesie. Najistotniejsze sprawy to z pewnością skrócenie czasu czy zredukowanie kosztów obsługi faktur.

About: admin